Управленческий и бухгалтерский учёты имеют разные цели. Они, как правило, ведутся разными людьми и не пересекаются. Так как прямая цель бухгалтерского учёта состоит в избежании штрафов, а управленческого — в планировании, повышенное внимание уделяется только первому. Второй иногда даже не оформляется на бумаге.
Расскажем о преимуществах совмещения бухгалтерского и управленческого учётов и разберём этапы модернизации учётных систем.
Преимущества комплексной учётной системы: зачем совмещать бухгалтерский учёт с управленческим?
Управленческий учёт не регламентирован со стороны государства. Более того, считается, что каждое предприятие должно придумать собственную систему ведения управленческого учёта — изобрести «уникальное решение под индивидуальные особенности бизнеса». В этом, конечно, есть свои плюсы. С другой стороны, нерегламентированность выливается в необязательность — без принципа двойной записи у вас не будет оснований верить ни одной графе управленческого учёта. Совмещение с бухгалтерским решает эту проблему.
При совмещении бухгалтерского и управленческого учёта каждая графа, будь то количество проданных товаров или эффективность отдельного сотрудника, будет привязана к реальной финансовой операции. Всё выражается в денежном эквиваленте.
Важно: ещё одно преимущество — отсутствие «теневого» учёта. Предприниматель реже берёт деньги с кассы на свои нужды, реже совершает неофициальные продажи и покупки. Дисциплинированность положительно сказывается на эффективности всего предприятия и прозрачности бухгалтерского учёта.
Варианты совмещения бухгалтерского учёта и управленческого учёта: что должно быть первично?
Представители малого и среднего бизнеса редко занимаются совмещением учётов. В частности, это связано с позицией бухгалтеров. Они неохотно берут на себя дополнительные обязательства по ведению управленческого учёта и не любят вмешательств со стороны других сотрудников. Поэтому нужно продумать наименее проблемный способ совмещения.
Способы интеграции распределены от самого лёгкого и малоэффективного к самому сложному и прогрессивному:
Отдельное внесение. Бухгалтерский и управленческий учёт вносятся отдельно, но в единую базу. Впоследствии можно сопоставлять отдельные графы из первого и второго.
От бухгалтерского. Данные из управленческого учёта получаются путём преобразования данных из бухгалтерского. Первый в этом случае нужно будет дополнять вручную.
От управленческого. Данные для бухгалтерского учёта (закупки, продажи, производство) вытягиваются из управленческого. Ведётся параллельный раздельный учёт операций
Первый вариант совмещения чисто формальный. Бухгалтерия легко согласится на него, но ощутимого повышения эффективности не будет. Последний вариант самый технологичный — его можно автоматизировать почти полностью.
Единственная проблема последнего варианта — в рисках потери контроля над учётом со стороны бухгалтерии из-за недостаточной квалификации составителей управленческого учёта. Чтобы избежать этого, автоматизируются только типовые графы. Остальные заполняются по старинке.
В рамках этой статьи подробнее остановимся на втором способе — создании управленческого учёта через преобразование данных из бухгалтерского. Он приносит ощутимую эффективность, но не требует выделения существенного бюджета.
Этапы совмещения: как объединить бухгалтерский учёт с управленческим
Можно выделить дополнительные деньги на покупку ПО, настройку и услуги консультантов. Этим способом пользуется большой бизнес, который не испытывает дефицита бюджета. Если вы относитесь к малым и средним предпринимателям, придётся приложить больше рабочих ресурсов.
Шаг 1. Настройка справочников: занимаемся детализацией
В 1С есть справочники — своеобразные папки для хранения и структурирования произвольной информации. В типовой конфигурации они практически бесполезны для управленческого учёта. Руководитель не вынесет полезной информации из статьи «Материальные расходы» или «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и оборотных активов».
Для совмещения бухгалтерского и управленческого учётов нужно сделать первый более информативным: проработать справочники по статьям движения денежных средств, статьям затрат, номенклатурным группам, подразделениям и дополнительным статьям доходов и расходов.
Справочники по статьям ДДС нужно делать максимально подробными и иерархическими. Расходы нужно распределить по видам. Например, производственные, административные и коммерческие.
Шаг 2. Настройка управленческого учёта в программе для бухгалтерии
В бухгалтерской конфигурации, к сожалению, качественных управленческих отчётов составить не получится. Нужно дорабатывать функциональность. Если средств на это выделить не получается, можно выйти из ситуации достаточно бюджетным способом.
Используйте отчётность из раздела «Руководителю» в обычной 1С. Здесь есть отчёты о движении денежных средств, валовая прибыль по номенклатуре, отчёт о финансовых результатах и другие полезные данные, включая целый комплект финансовых коэффициентов. Управленческий учёт в этом случае получится сыроватым, но компания не потратит ни рубля на программное обеспечение.
Важно: существует много компаний, которые предлагают готовые решения по месячной или годовой подписке. Если решите воспользоваться этим вариантом, будьте готовы оплачивать примерно 10 000 рублей в месяц для работы с полным комплектом управленческих отчётов.
Шаг 3. Разработка регламента работы с системой управленческого учёта
Составление регламента работы с системой управленческого учёта необходимо даже в том случае, если вы решили воспользоваться услугами стороннего сервиса. В противном случае ответственный сотрудник может допустить ошибки в формировании — аналитика будет неточной.
Опишите способы заполнения и замены ключей аналитики. Чётко укажите, какая статья должна быть использована в каждом конкретном случае. Чем лучше прописан регламент, тем качественнее получаются отчёты на выходе.
Вы можете упростить задачу своим служащим, установив плагин, позволяющий по умолчанию устанавливать значения для аналитики. Такие модули достают данные из реквизитов «Контрагент» и «Договор». С помощью этого плагина вы расширите временные рамки, сможете просто сформировать управленческий учёт за последние месяцы или даже годы.
Эффект после совмещения: какие выгоды бизнесу?
Если вы всё сделаете правильно, инвестиция времени выльется в реальное повышение эффективности:
Дисциплинированность менеджеров. При совмещённом бухгалтерском и управленческом учётах весь управляющий состав видит явный результат своей деятельности, выраженный в денежном эквиваленте. Управленческий учёт избавит от любых значений, абстрактно влияющих на прибыль.
Достоверность данных. Так как ключевые данные строятся на первичных документах, их достоверность неоспорима. Результаты анализа, построенные на достоверных данных, будут более точными.
Повышение эффективности отдельных подразделений. Руководство явно видит чистую прибыль, приносимую каждым конкретным подразделением. Может точно спрогнозировать и повлиять на неё перераспределением бюджета.
Совмещение позволит системно управлять издержками предприятия, работать над ценообразованием, прогнозировать финансовые операции и оценивать рентабельность продажи отдельных товаров.
Для грамотной организации двух учётов подойдут сервисы от «Калуга Астрал». «Астрал Отчет 5.0» не потеряет ни одной бухгалтерской записи, а «Астрал Онлайн» поможет содержать первичку в идеальном порядке. Если вы привыкли к классике, то вы можете выбрать «1С-Отчётность» и «1С-ЭДО».
Материал публикуется на правах рекламы
Загрузка ...
