Решение о проведении съезда было принято на заседании коллегии департамента культуры 2 сентября 2002 г.. Это решение было одобрено на заседаниях координационного совета по культуре с участием вице-губернатора Самарской области В.А.Казакова и глав местного самоуправления. На областном семинаре «Стратегия социокультурного развития Самарской области» решено провести съезд 19 декабря 2002 г. в Самаре, в помещении Самарской государственной филармонии.
На пяти зональных конференциях, которые прошли с 12 по 19 декабря определены составы делегаций работников культуры и искусства, руководителей органов местного самоуправления, представителей творческих союзов и общественных организаций для участия в работе I съезда работников культуры. По предварительным данным, избрано 566 делегатов от территорий, организаций и учреждений Самарской области. Сформированы предложения в перечень обсуждаемых вопросов и принимаемых решений съезда.
В работе съезда предполагается участие представителей исполнительных и законодательных органов власти Самарской области, Министерства культуры РФ, руководителей органов управления культуры субъектов Приволжского Федерального округа.